Jak zgłosić urodzenie dziecka przez internet: procedura i dokumenty

Piotr Olszewski | 2026-10-19

Od 1 stycznia 2026 r. internetowe zgłoszenie urodzenia dziecka załatwia się za pośrednictwem e-Doręczeń. Gov.pl podaje również terminy, zasady podpisania formularza i dokumenty wydawane po rejestracji.

Opis opiera się na karcie usługi „Zgłoś urodzenie dziecka” opublikowanej w portalu Gov.pl. Dokument podaje, że został ostatnio zaktualizowany 31 grudnia 2025 r. i że od 1 stycznia 2026 r. sprawę przez internet załatwia się wyłącznie za pośrednictwem e-Doręczeń. Data publikacji tej informacji nie jest datą opisywanej zmiany.

Zgłoszenie online dotyczy dziecka urodzonego w Polsce. Może je złożyć matka lub ojciec mający pełną zdolność do czynności prawnych. Jeśli ojciec nie jest mężem matki, musi wcześniej uznać ojcostwo, aby kierownik USC mógł przyjąć jego zgłoszenie i wpisać jego dane do aktu. Oświadczenie składa się przed kierownikiem dowolnego USC, konsulem RP albo sądem, a matka potwierdza je w ciągu 3 miesięcy od jego złożenia.

Zgłoszenia należy dokonać w ciągu 21 dni od wystawienia karty urodzenia. Wystawia ją upoważniona osoba, która odebrała poród, na przykład lekarz lub położna, i przekazuje do USC najpóźniej w ciągu 3 dni od wystawienia. Urząd musi otrzymać kartę, aby przyjąć zgłoszenie. Gdy dziecko nie zostanie zgłoszone w terminie, kierownik USC wybiera imię i rejestruje urodzenie na podstawie karty.

Do skorzystania z usługi potrzebny jest profil zaufany, e-dowód albo podpis kwalifikowany. Przy logowaniu profilem zaufanym trzeba mieć login, hasło i telefon komórkowy. Po przejściu do usługi przez login.gov.pl należy wypełnić zgłoszenie, podać imię lub imiona dziecka, a następnie sprawdzić i podpisać formularz elektronicznie. Podpis można złożyć profilem zaufanym, e-dowodem lub podpisem kwalifikowanym.

Potwierdzenie wysłania zgłoszenia trafia na skrzynkę do e-Doręczeń oraz na adres e-mail podany we wniosku. Należy oczekiwać na odpowiedź urzędu i sprawdzać skrzynkę, ponieważ tam urząd przekaże informację o brakach lub błędach. Odpowiedź na wiadomość urzędnika może przyspieszyć załatwienie sprawy. W zgłoszeniu wybiera się też sposób odbioru dokumentów: przez e-Doręczenia, pocztą tradycyjną albo osobiście w urzędzie.

Usługa jest bezpłatna. Kierownik USC sporządza akt urodzenia w następnym dniu roboczym po zgłoszeniu, jeśli otrzymał kartę urodzenia. Czas oczekiwania może zależeć od wybranego sposobu odbioru dokumentów, a urząd może potrzebować dodatkowych wyjaśnień. Po rejestracji urząd przekazuje jeden bezpłatny odpis skrócony aktu oraz, jeśli dziecko otrzymało PESEL lub zostało zameldowane, odpowiednią informację albo zaświadczenie.

Dziecku można nadać najwyżej dwa imiona. Nie mogą być ośmieszające, nieprzyzwoite ani zgłoszone w formie zdrobniałej. Dopuszczalne są imiona obce, niezależnie od obywatelstwa i narodowości rodziców. Można też wybrać imię, które nie wskazuje jednoznacznie na płeć, jeśli jest powszechnie przypisywane do danej płci. Kierownik USC może odmówić przyjęcia imion niespełniających tych warunków, wybrać imię z urzędu i wydać decyzję administracyjną.

Od decyzji dotyczącej imienia można odwołać się do wojewody w ciągu 14 dni. Odwołanie składa się za pośrednictwem kierownika USC, który wydał decyzję. Podane zasady mają charakter ogólny i nie przesądzają o uprawnieniach konkretnej osoby. Źródłem informacji jest karta usługi „Zgłoś urodzenie dziecka” w portalu Gov.pl, której ostatnią aktualizację wskazano na 31 grudnia 2025 r.

Źródła

https://www.gov.pl/web/gov/zglos-urodzenie-dziecka - odczyt 2026-10-19

Tekst przygotowany z pomocą AI. Twierdzenia i liczby porównano ze źródłami w osobnym audycie przed publikacją.